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Odoo Permite a una Cristalería Agilizar la Firma de Documentos

Ignacio Salazar

Publicado: 12 de enero de 2024

Si quieres ver las últimas novedades de la versión 17 de Odoo ERP, puedes visitar otra de nuestras entradas sobre la introducción a este tema haciendo clic aquí

En un mundo cada vez más digitalizado, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta esencial para agilizar trámites y firmar documentos de manera eficiente y legal. En este caso práctico, exploraremos cómo Odoo ha facilitado el proceso de firma digital para una cristalería, permitiéndoles ahorrar tiempo, mejorar la seguridad y optimizar el control de documentos.

Firma Electrónica y Firma Digital: Diferencias Importantes

Antes de sumergirnos en el caso práctico, es crucial comprender las diferencias entre firma electrónica y firma digital. Mientras que la firma electrónica es un término amplio que abarca diversas tecnologías para la firma digital de documentos, esta última utiliza un certificado digital para garantizar autenticidad e integridad.

En el contexto legal español, la firma electrónica debe cumplir con requisitos específicos, como la identificación inequívoca del firmante, la integridad del documento, el consentimiento del firmante y la vinculación al documento. La Ley 6/2020 establece estos requisitos, asegurando que una firma electrónica que los cumple tiene validez jurídica.

Uso de la Firma Digital con Odoo: Caso Práctico en una Cristalería

Para la cristalería, la necesidad de agilizar la firma de documentos, como contratos y facturas, llevó a la implementación del módulo de firma de Odoo. Este módulo permite a los usuarios firmar documentos de forma digital y segura directamente desde el software ERP:

 

  1. Configuración del Módulo de Firma de Odoo:
    • Activación del módulo en la configuración de Odoo.
    • Creación de un documento en Odoo que requiere firma.
  2. Personalización del Campo de Firma:
    • Adición del campo de firma al documento con opciones personalizadas, como nombre del firmante, fecha y ubicación de la firma.
  3. Solicitud de Firma:
    • Envío de una solicitud de firma al destinatario desde Odoo.
    • El destinatario recibe un correo electrónico con un enlace para firmar digitalmente el documento.
  4. Firma Digital del Documento:
    • El destinatario utiliza su firma electrónica para firmar el documento a través del enlace proporcionado.
  5. Almacenamiento y Certificación Automáticos:
    • Una vez firmado, el documento se guarda automáticamente en Odoo.
    • Generación automática de un certificado de finalización con datos importantes y un código único de ID de firma.

Beneficios de Firmar Documentos con Odoo:

    • Ahorro de Tiempo: Eliminación de la necesidad de imprimir, firmar manualmente y escanear documentos, agilizando el proceso.
    • Mayor Seguridad: La firma digital garantiza que el documento no se haya modificado y que el firmante sea auténtico.
    • Seguimiento y Control: Odoo Sign permite un seguimiento fácil de documentos firmados, con recordatorios configurables y supervisión del estado de los documentos.
    • Facilidad de Uso: La interfaz intuitiva de Odoo Sign facilita la firma incluso para aquellos menos familiarizados con tecnologías de firma digital.

Implementar la firma electrónica con Odoo ha permitido a la cristalería optimizar su gestión documental, mejorar la eficiencia y ofrecer una experiencia de usuario más ágil. La solución no solo cumple con los estándares legales, sino que también proporciona una herramienta versátil para la gestión de documentos en un entorno empresarial moderno.

App de Odoo destinada a la firma de documentación.

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